Aanbestedingen
Inschrijven is beloven. Gunning is kunnen aantonen.
Opdrachtgevers in de beveiliging selecteren allang niet meer op prijs alleen. Ze vragen naar uitvoering, responstijden, kwalificaties, cao-naleving en informatiebeveiliging — en naar het bewijs daarvan tijdens de looptijd. Op deze pagina staat per uitvraag wat je met SecurGuard kunt laten zien.
Uitvraag en bewijs
Negen vragen die vrijwel altijd terugkomen.
De formulering verschilt per aanbesteding, de strekking niet. Wat hieronder onder 'wat je laat zien' staat, komt uit de registratie zelf en hoeft dus niet apart te worden bijgehouden.
Aantoonbaar uitgevoerde diensten
“Hoe toont u aan dat de overeengekomen rondes en posten daadwerkelijk zijn uitgevoerd?”
Wat je laat zienCheckpoints met tijd en locatie per ronde, in- en uitkloktijden per dienst, en een ronderapport per nacht. Afwijkingen staan er met reden bij in plaats van dat ze ontbreken.
Responstijden bij alarm
“Binnen welke tijd bent u ter plaatse, en hoe onderbouwt u dat achteraf?”
Wat je laat zienDe tijd tussen melding en aankomst wordt gemeten per opvolging, niet geschat. Over een periode is de werkelijke verdeling te tonen in plaats van een gemiddelde belofte.
Gekwalificeerd personeel
“Hoe borgt u dat alleen medewerkers met een geldige beveiligingspas en de vereiste diploma's worden ingezet?”
Wat je laat zienPas, VOG en diploma's staan in het personeelsdossier met hun geldigheidsdatum. Een verlopen pas blokkeert publicatie van een dienst, en het systeem waarschuwt ruim voordat een document verloopt.
Rapportage aan de opdrachtgever
“Welke rapportages levert u, in welk format en binnen welke termijn?”
Wat je laat zienRapporttemplates stel je per rapporttype en per klant in, inclusief verplichte velden, foto's en handtekening. Rapporten staan in het klantportaal zodra ze klaar zijn.
Naleving van de cao
“Hoe borgt u dat toeslagen, rusttijden en overwerk conform de cao worden toegepast?”
Wat je laat zienToeslagen en rusttijden worden per dienst berekend volgens de regels die je vastlegt, met per dienst de onderbouwing. Uitzonderingen op een blokkerende regel staan in het auditlogboek.
Inzet van onderaannemers
“Wie voert het werk feitelijk uit, en gelden voor hen dezelfde eisen?”
Wat je laat zienPartners werken in hetzelfde systeem: zij nemen diensten aan, leveren uren en rapporten in jouw format en hun personeelscertificaten staan er net zo in als die van je eigen mensen.
Informatiebeveiliging en AVG
“Hoe beveiligt u gegevens over onze locaties, en welke afspraken legt u vast?”
Wat je laat zienGescheiden omgeving per organisatie, tweestapsverificatie, sessiebeheer, auditlogging en versleutelde back-ups. Bewaartermijnen en een verwerkersovereenkomst zijn beschikbaar.
Klachten en opvolging
“Hoe worden klachten geregistreerd en wat gebeurt er daarna mee?”
Wat je laat zienDe opdrachtgever meldt een klacht in het klantportaal. Melding, opvolging en afhandeling staan bij elkaar, met data, zodat de doorlooptijd aantoonbaar is.
Continuïteit en bezetting
“Hoe voorkomt u open posten bij ziekte of uitval?”
Wat je laat zienOpen diensten en bezetting zijn actueel zichtbaar, en bij het invullen toetst het systeem beschikbaarheid, certificaten en rusttijd. Wat er is gebeurd, blijft terug te zien.
Na de gunning
De meeste contracten worden niet verloren bij de inschrijving.
Ze worden verloren bij de eerste evaluatie, als blijkt dat wat is beloofd niet te onderbouwen valt. Een contract dat vier jaar loopt, vraagt vier jaar lang dezelfde registratie — en die moet vanzelf ontstaan, niet uit een aparte administratie komen.
Kwartaalrapportage zonder typewerk
Aantallen diensten, rondes, incidenten en responstijden per periode, uit de uitvoering zelf.
De opdrachtgever kijkt zelf mee
In het klantportaal ziet hij planning, rapporten en documenten. Dat vervangt een deel van de verantwoording.
Afwijkingen met een reden
Een niet-gelopen checkpoint of een late aankomst staat er met toelichting bij. Dat is geloofwaardiger dan een rapport waarin nooit iets misgaat.
Wijzigingen navolgbaar
Wie wat wanneer heeft aangepast, staat in het auditlogboek dat gebruikers niet kunnen bewerken.
Wat software niet doet
Een systeem schrijft je inschrijving niet.
SecurGuard wint geen aanbesteding. Wat het doet, is ervoor zorgen dat de gegevens waarmee je onderbouwt er al zijn op het moment dat erom wordt gevraagd — tijdens de inschrijving, en net zo goed bij de evaluatie drie jaar later. Dat scheelt werk, en het scheelt de situatie waarin je een percentage moet noemen dat je niet kunt narekenen.
Certificeringen en keurmerken staan hier bewust niet tussen. Die horen bij jouw organisatie, niet bij je software. Wel helpt SecurGuard bij het aanleveren van de registratie waar een auditor naar vraagt: wat wij aan beveiliging en privacy doen staat apart beschreven, inclusief wat jij als organisatie zelf blijft regelen.
Klaar om je beveiligingsorganisatie vanuit één platform te beheren?
Van planning tot rapportage. Van medewerker tot klant. Alles verbonden met SecurGuard.